Onboarding d'un CRM : préparez vos équipes !

S’équiper d’un CRM en entreprise est un changement majeur dans votre organisation. Pour que cette évolution soit bien accueillie et utile, préparez vos équipes et collaborateurs !

Analyser les ressources existantes

Avant toute chose : de quoi partez-vous ? Avez-vous déjà une base de données client ? Comment est-elle exploitée ? Pouvez-vous l’exporter facilement ? Voici différentes manières de récupérer cette base pour la valoriser :

Préparer une importation des données sur votre CRM

• Fichier. csv : cette solution permet de charger les contacts à partir d’une feuille de calcul convertie au format. csv avec un séparateur virgule. Le plus simple c’est de télécharger le modèle mis à disposition pour bien identifier les différentes colonnes.
• Enregistrements Salesforce : cette option permet d'importer les données directement à partir d'un compte Salesforce.
• Liste de contacts désabonnés : cette option ressemble à la première, mais elle permet de charger un fichier. csv contenant les contacts qui se sont désabonnés et à qui vous ne devez plus envoyer d'e-mail.

Souder ses équipes commerciales et marketing

La clé de voûte de la réussite sur HubSpot, particulièrement sur la transformation des leads en MQL puis en SQL, réside dans la synergie entre les équipes commerciales et marketing. En effet celles-ci doivent travailler main dans la main pour d’une part, générer des leads qualifiés, et d’une autre part transformer ces leads en clients. Cette tâche ne peut se faire sans un alignement parfait entre vos équipes, que l’on appelle le Smarketing (contraction de Sales et Marketing), n’hésitez pas à consulter notre article sur le sujet.

Installer un CRM en entreprise : de la PME au groupe

Les CRM s’adressent donc à toutes les entreprises ayant besoin d’exploiter la richesse de leur base de données, et une nécessité d’industrialiser les campagnes digitales. Une question : techniquement, qu’en est-il de l’installation ? Qui accède au CRM, quel est le prix ?

Tarifs d’un CRM

La plupart des solutions CRM proposent un panel de tarifs adaptés à chaque structure, qui pourra répondre aux besoins de chacun. Par exemple, HubSpot propose comme beaucoup d’autres différents niveaux d’accès, mais aussi différents champs d’intervention, afin de répondre aux besoins des pôles de votre entreprise.

Voici comment se décomposent les tarifs :

Version HubSpot gratuite : un bon début

Une dimension gratuite de la solution existe : vous avez accès aux fonctionnalités de base, essentielles pour votre gestion CRM, mais sans aller plus loin. Gestion des contacts, activités des contacts sur votre site, Entreprises (qui vous permet de qualifier les entreprises dans lesquelles travaillent vos contacts), Transactions, Tâches à réaliser et Activités, mais aussi formulaires, email marketing et segmentation de liste. Vous bénéficiez également de l’accompagnement du support à l’utilisation du CRM sous forme de tickets, et de la hiérarchisation des équipes travaillant sur celle-ci. Un très bon début, qui peut aider une petite structure à organiser ses contacts, les segmenter, et préparer une stratégie marketing.

Version Hub Marketing

Dans cette version plus avancée dédiée au marketing, trois niveaux existent :

• Starter : à partir de 46€/mois, bénéficiez de nouvelles fonctionnalités : reciblage des publicités, création d’audiences d’utilisateurs, création des segmentations de listes supplémentaires, création de landing pages (avec des fonctionnalités restreintes néanmoins) : vous commencez à utiliser des leviers marketing efficaces, en maîtrisant votre budget.
• Pro : sur version de la régie à 740€/mois , vous découvrez les véritables trésors de la plateforme : Marketing automation, Contenus intelligents, SEO, Association des réseaux, Création des Call to action, Landing pages complètes, rapports personnalisés, création de blog. Vous avez toutes les clés en main pour monter une stratégie Inbound Marketing et la déployer à vos futurs clients.
• Entreprise : le full access, à partir de 2944€/mois. Utilisé le plus souvent par les grandes structures, il permet de structurer la gestion des projets selon différents niveaux hiérarchiques. Les fonctionnalités prévues dans la version Pro sont développées et utilisées au maximum : quasiment aucune limite dans la quantité des supports, qu’ils s’agissent des audiences, ou encore des tableaux de bord pour les reportings (jusqu’à 26 tableaux sont possibles selon les différents sujets). Intégration de YouTube, Attribution Multi-touch des revenus… Le CRM devient un élément incontournable dans la gestion de votre entreprise.

Utilisateurs HubSpot

Concernant les accès : invitez toutes vos équipes ! Il est vital que chacun de vos collaborateurs ait un accès à la solution. Néanmoins, celui-ci peut être catégorisé selon le besoin. Super-administrateurs, Administrateurs, ou un mode vue unique : à déterminer selon les besoins !

Quels CRM installer pour votre entreprise ? HubSpot est-il vraiment le plus adapté ?

HubSpot est certainement l’un des CRM les plus utilisées et les plus performantes à ce jour. Elle est non seulement évoluée techniquement, mais également dans son approche et sa stratégie : c’est l’un des fers de lance des stratégies Inbound Marketing dans le monde. Nombreux sont les cas de réussite élogieux, et les retombées positives autour de l’utilisation du CRM. Néanmoins, son coût reste élevé pour bénéficier de toutes les fonctionnalités et sa mise en place parfois laborieuse sans accompagnement.

D’autres CRM se sont donc attachés à un marché ayant un besoin qui n’a pas trouvé sa réponse : les TPE, ou les PME de petite taille. C’est par exemple le cas d’Odoo, CRM belge proposant des forfaits et plug-in, afin de sélectionner précisément le besoin pour lequel vous souhaitez payer. Dans tous les, les intérêts sont multiples et flagrants : consultez notre article sur le sujet.

Faites-vous accompagner par une agence Hubspot Partner

Vous l’aurez compris, l’installation et l'utilisation d’une solution CRM est une chose compliquée, qui nécessite avant tout une connaissance et une organisation avancée pour être bien utilisée. Le risque le plus grand dans cette évolution est de manquer d’organisation, ce qui va entraîner une perte de temps et d’efforts dans la multitude des possibilités que la solution offre.

Il est vital d’avancer pas à pas, et de réfléchir par “brique” : une solution après l’autre, une fonctionnalité avant l’autre. Le seul niveau gratuit comprend plusieurs dizaines de fonctionnalités essentielles, et bien que la plateforme fasse son maximum pour rester abordable et hyper-intuitive, il est néanmoins très compliqué de s’y repérer dans les premières semaines d’utilisation.

Une agence sera votre atout dans l’installation, la configuration, la formation et l’utilisation de ce type de solution. La plupart des agences de marketing digital proposeront un expert dédié pour vous accompagner sur ce projet. Il sera votre interlocuteur privilégié, et saura mettre en place avec vous la stratégie adéquate selon votre structure. N’est-ce pas mieux si cet expert maitrise parfaitement l’outil, et est certifié ? N’est-ce pas mieux de confier votre projet à une agence partenaire officielle HubSpot ?