Dans cet article :

    Gagner en flexibilité avec la synchronisation des données

    La donnée est le cœur de tous les business, car elle intervient à tous les niveaux : marketing, commercial, relation client, étude de marché etc… Mais avec la multiplication des outils digitaux, la donnée est de plus en plus éparpillée.

    On la retrouve alors sur différentes plateformes, sous différentes formes, ce qui rend son traitement très difficile.

    Grâce à la synchronisation des données, il est possible de regrouper cette donnée éparpillée afin de la centraliser en un seul outil, ou une seule base de données. Encore faut-il savoir comment réaliser une telle synchronisation.

    Sommaire :

     

    De plus en plus d’outils

    outils garage

    On a tous, dans notre entourage, une personne connaissant le dernier outil ou la dernière plateforme qui nous serait super utile. Ça semble génial, on vous promet déjà un meilleur traitement des données, une meilleure vision de vos KPI, ou encore de gagner du temps et de l'argent. Pourtant, basculer sur un nouvel outil demande souvent une conduite du changement pour les équipes, du temps de formations, ou encore un transfert de données.

    Mais vous avez déjà investi beaucoup de temps et d’argent dans vos outils actuels.  Et problème majeur : vous avez déjà nourri vos outils de données HYPER importantes pour votre business. Il vous apparaît ainsi difficile de changer d’outil pour tout recommencer ou de risquer de les perdre. Or vous avez conscience que le nouvel outil en question vous permettrait de combler une ou plusieurs lacunes de notre stack actuel, ou possède tout simplement de nouvelles fonctionnalités innovantes qui vous intéressent.

    La solution ?  La synchronisation

    Ça vous parait difficile ? Pourtant vous le faites et l'utilisez déjà !

    Par exemple, Facebook est synchronisé avec Instagram de telle sorte que lorsque vous publiez une story sur Facebook, elle est aussi publiée sur votre compte Instagram.

    Autre exemple, quand vous installez WhatsApp, ou Snapchat, l’application vous propose d’ajouter vos amis présents dans votre répertoire de téléphone. Là encore, l’application se synchronise toute seule avec votre téléphone, en particulier le répertoire, et va effectuer une recherche dans sa base de données pour vous proposer de nouveaux contacts.

    Donc la synchronisation d’outil est déjà présente dans notre vie de tous les jours, et nous l’utilisons au quotidien. Il suffit simplement de l’implémenter dans notre routine professionnelle.

    La synchronisation des outils professionnels

    La synchronisation des outils professionnels est un peu plus complexe que synchroniser votre répertoire avec Snapchat, mais les développeurs de ces outils ont pensé à vous et il est de plus en plus facile de connecter plusieurs outils entre eux.

    synchronisation

    Par exemple, il est possible de synchroniser votre CRM avec un ensemble d’outils, permettant l’enrichissement ou le regroupement de vos données.

    En utilisant Dropcontact par exemple, et en le connectant à votre CRM, il est possible d’enrichir automatiquement chaque prospect arrivant sur le CRM.

    Ainsi, en partant d’un simple nom d’entreprise et du prénom/nom de votre contact, il est possible de récupérer l’adresse mail, le numéro de téléphone et son LinkedIn et de stocker les informations dans votre CRM.

    Pour en savoir plus sur ce qu’il est possible de connecter à votre CRM (ici, on prend l’exemple du CRM Hubspot, mais ça fonctionne avec tous les CRM ouverts), je vous invite à regarder mon article Comment connecter Hubspot à d'autres outils ?

    Mais avant de se lancer directement dans l’intégration d'outils, il faut se concentrer sur la conception. La synchronisation est un bel atout, mais peut se retourner contre soi si elle est mal conçue.

    Comme dans un processus commercial ou marketing, l'implémentation d’un nouveau système sans conception peut amener, au mieux, à l'inefficacité de celui-ci, et, au pire, à une totale perte de temps et d’argent.

    Cet article a donc pour but de vous donner des astuces/conseils afin d’éviter les erreurs de conception que j’ai moi-même commises lors de mes premières expériences de synchronisation.

    Choisir ses disponibilités

    Donner un sens à la data

    Lors de la synchronisation des outils, il faut faire attention au data model et au sens du transfert de la donnée. Avec un outil d’enrichissement par exemple, les données vont être envoyées vers l’outil d’enrichissement et revenir vers votre outil :

    • Envoyer votre donnée depuis votre outil principal vers le nouvel outil
    • Récupérer les informations traitées depuis le nouvel outil vers votre outil principal.

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    Dans une telle configuration, le sens de la donnée se fait naturellement. Le nouvel outil n’a pas vocation à garder la donnée. Il l’a traite et renvoie le résultat à l’outil de gestion de la donnée.

    Mais il existe d’autres cas, par exemple la synchronisation entre deux outils possédants chacun de la donnée : un CRM et un ERP. L’un possède les informations des prospects, les informations commerciales. L’autre possède les informations de vos clients.

    Les questions essentielles

    Les données sont donc aussi importantes sur un outil que sur l’autre. Il faut alors penser à prioriser : 

    • Quel outil est prioritaire sur l’autre ? L’outil prioritaire aura le dernier mot en cas de doublon.
    • Quel outil conserve la donnée ? L’outil stockant la donnée doit être assez agile pour pouvoir traiter les données de l’autre outil, et avoir assez d’espace de stockage.
    • Quel outil traite la donnée ? Cette réponse est souvent la plus simple à répondre, car il s’agit souvent du nouvel outil que vous voulez ajouter à votre stack.

    Sans se poser ces questions, la synchronisation de ces outils peut générer des erreurs (des doublons, des erreurs sur les informations de contact, etc..) . 

    Par exemple, prenons un CRM qui possède les données des prospects et un ERP qui possède les données des clients. Lors de la synchronisation, il faut répondre aux trois questions ci-dessus. Cela va vous permettre d’évaluer quel outil a la priorité.

    Pour vous aider à choisir l’outil prioritaire, il faut faire attention à deux choses : 

    • Quel outil possède la donnée la plus récente : l’outil en question sera à favoriser lors de la synchronisation car avoir la donnée la plus fraîche est très important sur les informations de prospect/client.
    • À quoi va me servir la donnée : l’utilisation de celle-ci peut être prioritaire sur la fraîcheur et donner le sens de synchronisation de la donnée.

    Maintenant, imaginons que vous vouliez utiliser votre CRM pour faire du remarketing. Pour cela, vous souhaitez réaliser une campagne d’emailing avec Lemlist. Vous avez donc besoin des adresses mails de vos clients. Vous décidez alors de synchroniser votre ERP avec votre CRM pour communiquer avec vos clients. Hors, il n’existe qu’un seul champ “moyen de communication” sur votre CRM. 

    Problème : votre CRM utilise déjà ce champ pour le numéro de téléphone.

    Alors que faire ?

    Plusieurs solutions s’offrent à vous : 

    • Vous avez la possibilité de créer un autre champ ? La meilleure solution possible, vous pouvez conserver le numéro de téléphone et créer une nouvelle propriété pour l’email.
    • Vous ne pouvez pas créer un autre champ ? Alors il faut savoir quelle information conserver :
      • Utilisez-vous souvent le numéro de téléphone pour communiquer avec vos prospects ? Si ce n’est pas le cas, on peut remplacer l’information par l’email. L’utilisation de la donnée a une plus grande priorité.
      • Le numéro de téléphone est-il stocké dans un autre outil ? Si c'est le cas, alors il serait peut-être plus intéressant de remplacer l’envoi d’email par un appel. 

    L’important est de garder la donnée utile et récente. Récupérer de la donnée juste pour la donnée n’est pas rentable car cela pollue votre base de données avec des informations peu intéressantes, non utilisées et qui, en plus, perd de plus en plus de valeur avec le temps car elle sera moins fraîche.

     

    Synchronisation du passé ET du futur

    Lors de la synchronisation de deux outils, et particulièrement lors d’une synchronisation en continu, on réfléchit toujours en priorité à comment transférer la donnée actuelle. Hors, il y a une grande différence entre synchroniser la donnée en continu, c’est à dire, la donnée qui va continuer à arriver au quotidien dans votre outil, et synchroniser la donnée existante, c’est-à-dire, la donnée déjà présente dans l'outil (donnée de vos anciens clients par exemple). Le processus de synchronisation entre nouvelles et anciennes données est totalement différent : 

    • Dans le premier cas, on synchronise l'information de manière continue, sur une période de temps indéfinie. La quantité de données traitées au quotidien sera en faible quantité et parfois avec des informations partielles. Il faut alors prévoir les cas où ces données sont incomplètes, pour éviter que la synchronisation de vos deux outils créés des bugs. 

    • Dans le deuxième cas, on synchronise les informations existantes, en une seule fois. Il s’agit donc d’une grande quantité de données qui vont être transférées. Il faut que le système de transfert puisse supporter une telle quantité de données transférées. La synchronisation peut être faite en une seule fois mais attention au temps que cela va prendre, ce qui peut prendre plusieurs heures, voire plusieurs jours.

     

    Ces deux synchronisations sont à traiter différemment l’une de l’autre car même si leurs objectifs sont les mêmes, leurs réalisations sont bien différentes et nécessitent deux approches différentes.

    La communication est la clé 

    Quand vous souhaitez faire communiquer deux outils ensemble, c’est comme essayer de faire communiquer deux personnes monolingues. Tant qu’on parle la même langue, tout se passe bien mais si ce sont deux langues différentes, ça devient beaucoup plus compliqué à se faire comprendre.

    mauvaise communication

    Deux outils peuvent posséder la même information, mais sous une forme différente, rendant la correspondance et le transfert de la donnée plus difficile. Il est important de faire un tableau de correspondance en amont de la synchronisation, pour éviter d’écraser la donnée d’un outil par la donnée de l’autre.

    Le tableau de correspondance vous permet de savoir quelle information est reçue du premier outil, quel est son type, à quelle information cette donnée correspond sur le second outil, à quel moment l’information est transférée et le type de cette dernière.

    Quand les types de données correspondent, cela vous permet de transférer la donnée sans devoir la réinterpréter.

     

    Prendre le temps de bien faire

    La synchronisation est une méthode très efficace de communication entre outils mais doit être construite sur des bases solides. 

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    Réaliser une synchronisation sans la préparer en amont revient à planter des tomates sans tuteurs : certes, certains fruits seront consommables (aka, certaines données seront utilisables), mais la plupart seront au sol, pourris ou mangés par des animaux (données corrompues, inutilisables).

    Réaliser un audit de l’outil existant permet de se protéger des éventuelles complications qui peuvent arriver lors du développement de la synchronisation. Car la chose la plus intéressante lors de la synchronisation est qu’elle se fasse sans vous, de manière totalement automatisée. Hors, un simple défaut au début de la chaîne peut totalement ruiner la totalité du processus.

    Si vous avez besoin d’aide d’un expert pour synchroniser vos outils, ou si vous souhaitez simplement savoir si ça vaut le coup, n'hésitez pas à me contacter.

     

    L'auteur
    Jean-Baptiste DRAVET
    Jean-Baptiste DRAVET

    La conception et le développement font parties de mes domaines de prédilections. Développeur multi-outils et expert API, je connecte tout avec à peu près n'importe quoi.

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